Regra para o uso do e-mail

Introdução

O e-mail no domínio maua.br ( userid@maua.br ) é disponibilizado pelo IMT para seus colaboradores, corpo docente, corpo discente e outras partes participantes de atividades administrativas e acadêmicas conduzidas por ele.

A finalidade do e-mail disponibilizado é para o desenvolvimento das atividades do usuário no IMT e dentro das regras estabelecidas pela Política de Segurança da Informação.

Uso Aceitável do E-mail

É permitido o uso do e-mail para os fins administrativos e acadêmicos para os quais foi disponibilizado para o usuário pelo IMT.

Não é aceitável o uso do e-mail para fins estranhos as atividades do IMT, ilegais ou que causem qualquer tipo de prejuízo ou danos para indivíduos, organizações ou para a sociedade.

O usuário é responsável pelo uso feito do e-mail disponibilizado para ele.

Monitoração e Controle dos E-mails

A área de Gerência de Tecnologia da Informação (GTI) monitora o uso dos recursos de tecnologia da informação e aplica controles de segurança da informação para bloquear e-mails potencialmente danosos.

Situações anormais no uso do e-mail que possam trazer riscos ou que violem a política de segurança da informação são tratadas como incidentes de segurança da informação.

Uso de Contas Externas de E-mail nas Atividades do IMT

Contas de e-mail de trabalho dos colaboradores de pessoas jurídicas com contratos de prestação de serviço para o IMT ou convênios estabelecidos com ele, bem como contas de e-mail de pessoas físicas ou jurídicas com termos de confidencialidade assinados com o IMT, podem ser utilizadas no atendimento ao IMT.

Contas particulares de e-mails não devem ser utilizadas por colaboradores, pesquisadores e professores do IMT em suas atividades administrativas ou acadêmicas. Por motivos de segurança, informações classificadas como confidenciais ou restritas do IMT não devem ser copiadas para contas particulares de e-mail.

Exceções a estas regras devem ser aprovadas previamente pela alta direção do IMT.

Caixas Postais Departamentais

E-mails de caixas postais departamentais podem ser disponibilizados pela GTI para uso pelas áreas internas do IMT desde que:

• Haja necessidade de que mais de um usuário responda aos e-mails;
• Não for aplicável o uso de uma lista de distribuição;
• Haja alguém na área com a função de limpar os e-mails antigos e pela troca de senhas;
• A senha de acesso seja trocada periodicamente e sempre que um usuário que tenha acesso à caixa deixe de executar a função que exija o acesso.

O gestor da área é o responsável perante o IMT pelo uso feito da caixa postal departamental.

Precauções a serem tomadas pelo usuário

Independentemente dos controles aplicados pela GTI, o usuário deve ser precavido no uso do e-mail, evitando clicar em links suspeitos e tomando todos os cuidados possíveis ao passar informações por este canal, principalmente no caso de informações confidenciais e restritas.

Sempre que possível, para a troca de informações confidenciais e restritas entre áreas internas do IMT, usar os recursos de trabalho em equipe do TEAMS em vez de e-mail.

Recomenda-se consultar sempre a GTI e o DPO IMT em caso de dúvidas.

Revisão

Jean Marcos Barbosa de Souza
Analista de Segurança

Carlos Alberto Iglesia Bernardo
Consultor

Aprovação

João Carlos Corrêa
Gerente de TI

A GTI aprova esta política e autoriza sua publicação e vigência

Versão : 1.0
Data : 19/09/2023
Autor : IT Secure / GTI