Regra para a Comunicação Digital e Troca de Arquivos

A comunicação por meios digitais (mensagens e troca de arquivos) é parte integrante dos processos de trabalho do Instituto Mauá de Tecnologia.

Ela ocorre entre colaboradores, professores, pesquisadores e alunos, com fins administrativos e acadêmicos. É utilizada no compartilhamento de informações em complementação ao uso do e-mail.

O canal oficial para esta comunicação é a plataforma oficial de cooperação do IMT que é o Microsoft TEAMS.

O aplicativo TEAMS possui versões para computadores, celulares e acesso WEB. Ele está integrado com as ferramentas da plataforma MICROSOFT 365, o que permite abrir arquivos do OFFICE diretamente nele.

Adicionalmente, como ferramenta de apoio para aulas presenciais e remotas, o IMT emprega também a plataforma Canvas LMS, que permite compartilhar material didático, comunicar com grupos alunos e outros recursos essenciais para o professor.

A operação e uso do TEAMS do Canvas LMS conta com recursos de segurança da informação e ferramentas de suporte administrados pela Gerência de Tecnologia da Informação (GTI).

Como todos os recursos de tecnologia da informação disponibilizados pelo IMT, o uso das plataformas de comunicação e troca de arquivos é monitorado e está sujeito à auditoria.

O uso das plataformas de comunicação oferecidas é de responsabilidade do usuário e deve ser feita em conformidade com a política de segurança da informação do IMT.

Em nenhuma hipótese, o IMT autoriza o uso de suas plataformas para a comunicação ou troca de arquivos para fins estranhos as suas finalidades, em infração as leis brasileiras ou que causem danos a terceiros.

Violações da política de segurança da informação do IMT ou do uso aceitável serão tratadas como incidentes de segurança da informação.

O CHAT do TEAMS é o aplicativo de mensagens que deve ser utilizado pelos usuários do domínio maua.br para troca de informações rápidas entre si.

Professores e alunos podem se comunicar rapidamente também através da plataforma Canvas LMS.

Outros aplicativos, principalmente os gratuitos, só devem ser utilizados e de forma limitada ao essencial, na comunicação com outras partes externas. Não devem ser utilizados em nenhuma hipótese para a troca de informações confidenciais ou restritas do IMT.

O TEAMS, além da ferramenta de CHAT, permite que seus usuários criem equipes de trabalho, com trocas de mensagens entre o grupo de usuários que faz parte da equipe e manter repositórios de arquivos em comum.

Este recurso deve ser utilizado pelos usuários do domínio maua.br em preferência a outras ferramentas de comunicação em grupo.

Não devem ser utilizados outros aplicativos, principalmente gratuitos, para grupos de trabalho internos do IMT.

Informações confidenciais e restritas do IMT não devem ser colocadas em grupo de usuários em quaisquer outras plataformas.

As EQUIPES do TEAMS devem ser utilizadas preferencialmente para a troca interna de arquivos entre os usuários do domínio maua.br.

O TEAMS tem recursos de compartilhamento de arquivos que devem ser utilizados quando for necessário enviar arquivos para partes externas ao IMT.

Professores e alunos podem também trocar arquivos e outros materiais didáticos por meio do Canvas LMS.

Não devem ser utilizados outros aplicativos, principalmente gratuitos, para troca de arquivos confidenciais ou restritos do IMT.

Cada usuário do domínio maua.br receber 1 TB de espaço no OneDrive para utilizar como área pessoal de armazenamento de arquivos de trabalho e estudo.

O OneDrive permite também o compartilhamento de pastas e arquivos com outros usuários. Recomenda-se utilizar preferencialmente os recursos do TEAMS em vez do compartilhamento diretor do OneDrive, pelos recursos de administração dos compartilhamentos oferecidos por esta plataforma.

Serviços em nuvem que permitem a troca de arquivos como códigos fonte, bibliotecas, especificações etc. entre desenvolvedores devem ser utilizados com as precauções adequadas:

• Usar preferencialmente contas institucionais do IMT, sob gestão dos professores ou pesquisadores, com recursos de controle de usuários e acesso aos arquivos, em vez de contas gratuitas do usuário;

• User senhas individuais por usuário e nunca compartilhar as senhas desses serviços;

• Nunca colocar senhas em códigos fonte ou arquivos compartilhados;

• Código fonte de natureza confidencial ou restrita só deve ser compartilhado por meio de soluções homologadas pela GTI.

Em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) todo compartilhamento e divulgação de dados pessoais, nas atividades desempenhadas pelo usuário no IMT, só deve ser feito como parte de processos de tratamento de dados pessoais que atendem aos seus princípios e requisitos:
 

• Propósito definido;

• Base legal para que o tratamento seja efetuado com este propósito (consentimento, obrigação legal, contratos etc.);

• Os dados tratados sejam os necessários e suficientes para o propósito (limitação de coleta);

• Os dados sejam tratados no necessário e suficiente para atender ao propósito (nenhum tratamento adicional);

• Os direitos do titular sejam respeitados (informação, acesso aos dados, retirada do consentimento etc.);

• Os dados pessoais sejam protegidos por meio de controles de segurança (canais seguros de comunicação, criptografia em trânsito e em repouso etc.)

• Responsabilização (controle de quem enviou os dados pessoais, de quem recebeu, de quem tem acesso etc.);

• Cuidados especiais com dados pessoais sensíveis (condições mais rigorosas para o tratamento) e com os dados de menores de idade (consentimento dos responsáveis legais, informações claras etc.);

• Respeitar as condições para a comunicação internacional de dados pessoais (não enviar para países sem leis equivalentes as brasileiras ou sem garantias que estas são respeitadas).

Em situações novas de compartilhamento ou divulgação de dados pessoais nos processos de trabalho do IMT, ou onde haja dúvidas sobre a aplicação da LGPD nestes processos, sempre consultar o DPO IMT.