INTRODUÇÃO
Este documento tem por objetivo estabelecer
as diretrizes para evitar a exposição
desnecessária de informações confidenciais
do Instituto Mauá de Tecnologia (IMT),
incluindo dados pessoais, em seus ambientes
administrativos e secretarias acadêmicas.
IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS
Documentos em papel ou a impressão de
arquivos são recursos que só devem ser
utilizados quando for estritamente
necessário. Sempre que possível, devem ser
utilizados documentos em formato digital.
O usuário que enviou o documento para
impressão é responsável por retirá-lo do
aparelho assim que esta for finalizada.
Documentos impressos não devem ser deixados
acumulados nas impressoras.
Documentos impressos só poderão ser
reciclados, como rascunho ou para novas
impressões, quando não contiverem nenhuma
informação confidencial e nenhum tipo de
dado pessoal. Na dúvida sobre a
confidencialidade ou sobre os dados
pessoais, os documentos não poderão ser
reciclados e deverão ser descartados.
O descarte de todos os documentos com
informações confidenciais do IMT ou contendo
dados pessoais deverá ser feito com o uso de
máquinas picotadoras. Cada usuário é
responsável por picotar os documentos que
está descartando.
Todo documento impresso a ser mantido por
motivo de retenção legal ou para histórico,
deverá ser armazenado em arquivos
apropriados, com acesso restrito, ou em
empresas especializadas na guarda de
documentos.
MESA LIMPA
Documentos impressos e papéis com
informações confidenciais ou dados pessoais
só poderão ficar sobre as mesas de trabalho
ou em outros locais de fácil acesso durante
seu uso e sob a supervisão do usuário que os
esteja utilizando. Quando não estiverem em
uso, os documentos deverão ser guardados em
pastas, gavetas ou arquivos apropriados, com
acesso restrito aos usuários autorizados.
Documentos em papel ou anotações em quadros
ou flip charts não deverão ser deixados em
salas de reunião após o término das
reuniões. O responsável pela convocação da
reunião deverá se certificar de que esta
regra seja cumprida e providenciar seu
cumprimento caso não tenha sido seguida
pelos participantes.
É vedado tirar fotos de documentos impressos
e papéis com informações confidenciais ou
dados pessoais. Caso seja imprescindível,
por alguma razão de trabalho, só poderá ser
feita com a autorização do superior
hierárquico.
TELA LIMPA
Sempre que se afastar de uma estação de
trabalho, o usuário deverá bloquear a tela.
Em nenhuma hipótese documentos contendo
informações confidenciais ou dados pessoais
deverão ficar expostos em monitores
desassistidos.
O descanso de tela será ativado pela GTI e é
vedada sua desativação pelos demais
colaboradores, exceto em casos expressamente
autorizados pela direção do IMT.
As telas serão bloqueadas automaticamente
após 15 minutos de inatividade.
Pequenos lembretes e anotações devem ser
feitos, sempre que possível, em formato
digital, em aplicativos de blocos de notas
homologados pela equipe de GTI. Anotações
afixadas em monitores e teclados com a
identificação de IDs e senhas de acesso são
expressamente proibidas.
É vedado tirar fotos das telas das estações
de trabalho. Caso seja imprescindível, por
motivo de trabalho ou para a guarda de
evidências de algum evento, só poderá ser
feita com autorização do superior
hierárquico.
DIRETRIZES PARA VISITAS
Documentos e telas com informações
confidenciais e dados pessoais não deverão
ficar expostos durante as visitas.
Não será permitido as visitas tirarem fotos
ou coletarem documentos a não ser com a
aprovação prévia do responsável no IMT pela
visita.
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