Regra de Mesa e Tela Limpas

Este documento tem por objetivo estabelecer as diretrizes para evitar a exposição desnecessária de informações confidenciais do Instituto Mauá de Tecnologia (IMT), incluindo dados pessoais, em seus ambientes administrativos e secretarias acadêmicas.

Documentos em papel ou a impressão de arquivos são recursos que só devem ser utilizados quando for estritamente necessário. Sempre que possível, devem ser utilizados documentos em formato digital.

O usuário que enviou o documento para impressão é responsável por retirá-lo do aparelho assim que esta for finalizada. Documentos impressos não devem ser deixados acumulados nas impressoras.

Documentos impressos só poderão ser reciclados, como rascunho ou para novas impressões, quando não contiverem nenhuma informação confidencial e nenhum tipo de dado pessoal. Na dúvida sobre a confidencialidade ou sobre os dados pessoais, os documentos não poderão ser reciclados e deverão ser descartados.

O descarte de todos os documentos com informações confidenciais do IMT ou contendo dados pessoais deverá ser feito com o uso de máquinas picotadoras. Cada usuário é responsável por picotar os documentos que está descartando.

Todo documento impresso a ser mantido por motivo de retenção legal ou para histórico, deverá ser armazenado em arquivos apropriados, com acesso restrito, ou em empresas especializadas na guarda de documentos. 

Documentos impressos e papéis com informações confidenciais ou dados pessoais só poderão ficar sobre as mesas de trabalho ou em outros locais de fácil acesso durante seu uso e sob a supervisão do usuário que os esteja utilizando. Quando não estiverem em uso, os documentos deverão ser guardados em pastas, gavetas ou arquivos apropriados, com acesso restrito aos usuários autorizados.

Documentos em papel ou anotações em quadros ou flip charts não deverão ser deixados em salas de reunião após o término das reuniões. O responsável pela convocação da reunião deverá se certificar de que esta regra seja cumprida e providenciar seu cumprimento caso não tenha sido seguida pelos participantes.

É vedado tirar fotos de documentos impressos e papéis com informações confidenciais ou dados pessoais. Caso seja imprescindível, por alguma razão de trabalho, só poderá ser feita com a autorização do superior hierárquico.

Sempre que se afastar de uma estação de trabalho, o usuário deverá bloquear a tela. Em nenhuma hipótese documentos contendo informações confidenciais ou dados pessoais deverão ficar expostos em monitores desassistidos.

O descanso de tela será ativado pela GTI e é vedada sua desativação pelos demais colaboradores, exceto em casos expressamente autorizados pela direção do IMT.

As telas serão bloqueadas automaticamente após 15 minutos de inatividade.

Pequenos lembretes e anotações devem ser feitos, sempre que possível, em formato digital, em aplicativos de blocos de notas homologados pela equipe de GTI. Anotações afixadas em monitores e teclados com a identificação de IDs e senhas de acesso são expressamente proibidas.

É vedado tirar fotos das telas das estações de trabalho. Caso seja imprescindível, por motivo de trabalho ou para a guarda de evidências de algum evento, só poderá ser feita com autorização do superior hierárquico.

Documentos e telas com informações confidenciais e dados pessoais não deverão ficar expostos durante as visitas.

Não será permitido as visitas tirarem fotos ou coletarem documentos a não ser com a aprovação prévia do responsável no IMT pela visita.

Jean Marcos Barbosa de Souza
Analista de Segurança

Carlos Alberto Iglesia Bernardo
Consultor

Aprovação

João Carlos Corrêa
Gerente de TI

A GTI aprova esta política e autoriza sua publicação e vigência

Versão: 1.0
Data: 19/09/2023
Autor: IT Secure / GTI